우리 부서 기준으로
업무 중에 공직자통합메일이 필요한 경우가 많다.
다만, 업무의 생산성을 높이고 효율적인 측면을 고려하기 위해 공용 계정을 만들어 부서원 모두가 공동 사용을 하고 있다.
이에 대한 장점은
첫째, 업무적으로 외부인이 우리 부서원들과 복수 진행하는 경우가 있는데 대표 공용 계정으로 관련 내용을 메일로 보내면 된다. 원스탑민원처리서비스와 궤를 같이 하는 Onestop 메일이 되는 셈이다.
둘째, 하나의 업무 자료 저장소가 되어 차후 인사이동에 있어 업무의 연속성을 매끄럽게 하고 업무 파악에도 도움이 된다. 컴퓨터에 만들어진 자료야 물리적인 디스크에 남아있지만, 개인 계정으로 업무 관련 내용을 메일로 주고 받은 것을 다 넘겨 받는 인수인계 케이스는 생소하다.
셋째, 계정이 만들지 않는 분들에게도 당연히 좋다. 모든 공무원들이 공직자통합메일을 가지고 있는 것은 아니다.
장점이 있다면 단점도 있는 법.
첫째, 다수 접속이 불가능하다. (차후 시스템적으로 개선 가능할지도 모른다.)
읽다보면 다른 부서원이 접속해서 로그아웃된다. (사실 이점이 이글을 쓰게 된 이유다.)
둘째, 개인정보 등 노출 우려
다수가 접근 가능하다보니 타부서원의 업무 자료에도 접근이 쉬워지는 만큼 정보 노출 우려도 높아진다.
메일을 주고 받는 시간이 겹치면 난감하다.
그래서 알게 된 팁은 바로 메일전달 기능이다.
위와 같이 공용메일을 설정하고 본인 개인 계정 주소까지 추가하면 작업은 끝이 난다.
어떤 메일이 공용메일로 들어와도 나에게 똑같은 메일 1부가 더 복사되어 전달된다.
그래서 중복 로그인으로 로그아웃될 일이 없다.
아쉬운 점은 공용메일주소로 받은 내용에 대해 회신할 때이다.
차선책으로 내 개인용 메일에도 메일전달 기능을 설정하여 개인 계정으로 메일을 받더라도 공용계정으로 전달되게끔 해두었다. 그리고 개인용 계정으로 메일을 보낼 때에는 끝말에 공용메일로 회신을 바란다는 문구를 남겨둔다.
사소한 사용법이다.